ボールを持たない

仕事をしていて困ることの1つに「タスク管理」をあげる人が多い。

実際、私もタスク管理は行っているし、その方法を日々模索している。
しかし一方でタスク管理以上に心がけていることが実はある。
それが「ボールを持たない」ということだ。

大量のタスクが発生したときに、そのタスクの全てを自分で抱え込んでしまうと、途端にタスク管理が困難になる。
タスク管理が困難になると、管理自体にも時間を費やす必要（もしくは新たなタスク）が生まれ、本末転倒になってしまう。
タスク管理のもっとも最善の方法はタスクを持たないということだ。
心がけているいくつかの方法を列挙してみる。

即レス

例えば取り引きをしている業者から連絡があった時、すぐに返信できることであればすぐに返信してしまう。
つまり「返信する」というタスクを持たない。
返信するのに時間がかかってしまうこと、例えばある種のリストを作成して返送するという場合にはタスクを持つことになってしまうが、理想的なのはそのタスクすら同僚や後輩に投げてしまうことだ。
可能ならば「返信する」も含めてボールを投げてしまう方が良い。
電話をかけなければいけないタスクが発生した場合、すぐ電話をかける。
電話をかけても出なかった場合にはメールでもLINEでも良いからとりあえず要件を投げておく。
仕事ができる人ほどレスが早いものだ。

プロジェクトを丸ごと投げる

「複数のタスク（アクション）の集合」がプロジェクトだ。
管理職や上司・先輩が失敗する例としてプロジェクトの一部だけを投げてしまって、結局タスクが複雑化してしまうということがよくある。
その場合、投げられた部下もプロジェクトの全容が見えなかったり、任された感も薄いため、成長や信頼にもつながらない。
失敗する可能性があったとしても、いっそのことプロジェクトごと投げてしまったほうが良い。
自分のタスク管理も大幅に軽減でき、その分をマネジメントに費やすことも出来、部下の成長につながる。

やりたくないことはやらない

自分がやりたいと思わないなら、それなりの理由があるはずだ。
その理由を突き詰めてみて、本当にやる必要がないと思うならば、絶対にやらないことだ。
本当はやる必要がないと思っているのに、上司からの命令でしかたなくやっていることが意外と多いかも知れない。
それが本当にやるべきタスクかどうか、上司を含めミーティングしてみよう。
もしかしたら今後、永遠にタスクから消えてくれるかも知れない。

色々書いたが、結局は言いたいことは1つ「自分でボールを持たない」ということ。
タスク管理で困っている人は是非参考にしてみて欲しい。